Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Objetivo y alcance

Esta política se expide en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o reglamenten. Establece los criterios, procedimientos y medidas que ALPHA LOGISTICS S.A.S. (en adelante, "Alpha Logistics" o "la compañía") aplica para la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, la actualización y la supresión de los datos personales de las personas naturales con quienes se relaciona en el desarrollo de su actividad como operador logístico.

Su alcance comprende todas las bases de datos que contengan datos personales bajo la administración de Alpha Logistics, ya sea como responsable o como encargado del tratamiento, e involucra a clientes, proveedores, contratistas, empleados, candidatos a un cargo, accionistas, visitantes de sus instalaciones y demás terceros cuyos datos sean tratados por la compañía, así como a todo el personal que intervenga en dicho tratamiento.

2. Definiciones

• Autorización: manifestación de voluntad del titular, previa, expresa e informada, mediante la cual permite el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular en la que se le informa sobre la existencia de esta política, la forma de consultarla y las finalidades del tratamiento previsto para sus datos.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento por parte de la compañía.
• Dato personal: cualquier información que permita identificar o hacer identificable a una persona natural.
• Dato sensible: dato personal cuyo uso indebido puede generar discriminación o que afecta la intimidad del titular, tal como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la afiliación sindical, los datos de salud, los datos biométricos y los datos relativos a la vida sexual.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que, por cuenta de Alpha Logistics, realiza el tratamiento de datos personales.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre las finalidades y los medios del tratamiento de los datos personales; para efectos de esta política, Alpha Logistics.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Responsable del tratamiento

ALPHA LOGISTICS S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades, de acuerdo con los siguientes datos de contacto:

• Domicilio: Calle 33A No. 19-20, Oficina 7-2, Teusaquillo, Bogotá D.C., Colombia.
• Correo electrónico: ceo@alphalogistics.org
• Teléfono: 601 531 7357
• Sitio web: alphalogistics.org

Cuando Alpha Logistics encomiende el tratamiento de datos personales a un tercero que actúe como encargado (por ejemplo, proveedores de tecnología, mensajería o servicios administrativos), exigirá contractualmente a dicho tercero el cumplimiento de esta política y de la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

4. Principios para el tratamiento

De conformidad con el artículo 4.º de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales por parte de Alpha Logistics se rige por los siguientes principios:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a la ley.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada previamente al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: la información tratada debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo lo realizan personas autorizadas por el titular o por la ley.
• Seguridad: los datos se manejan con medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento deben guardar reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con Alpha Logistics.

5. Finalidades del tratamiento

Alpha Logistics trata los datos personales de sus titulares para las siguientes finalidades, propias de su actividad como operador logístico:

• Gestionar la relación comercial y contractual con clientes y proveedores, incluida la cotización, coordinación y prestación de los servicios logísticos contratados.
• Coordinar la prestación del servicio con transportadores, depósitos y demás terceros que intervengan en la operación logística.
• Adelantar la facturación, el recaudo y la gestión de cartera de los servicios prestados.
• Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de clientes y proveedores, y evaluar la calidad del servicio.
• Dar cumplimiento a obligaciones contables, tributarias y demás obligaciones legales aplicables a la operación de la compañía.
• Adelantar procesos de selección, vinculación y administración del personal, contratistas y practicantes.
• Gestionar el ingreso y control de acceso de visitantes a las instalaciones de la compañía, incluido el registro por sistemas de video vigilancia cuando estos existan.
• Enviar información comercial, novedades del sector logístico e invitaciones a eventos, cuando exista la autorización correspondiente.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas o de control.
• Adelantar auditorías internas y externas y gestionar incidentes de seguridad de la información.
• Mejorar la experiencia de navegación de los usuarios en el sitio web de la compañía, de acuerdo con lo señalado en el numeral sobre uso de cookies.

6. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8.º de la Ley 1581 de 2012, toda persona cuyos datos personales sean tratados por Alpha Logistics puede, en cualquier momento:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a información parcial, inexacta, incompleta o que induzca a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo que la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales, previa solicitud.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida atenderla.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

7. Deberes del responsable y del encargado

Los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012 establecen los deberes que corresponden, respectivamente, al responsable y al encargado del tratamiento de datos personales.

Como responsable del tratamiento, Alpha Logistics se compromete a:

• Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara al titular la finalidad del tratamiento y sus derechos, desde la recolección del dato.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta y actualizada.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares, en los términos señalados en esta política.
• Exigir a sus encargados el cumplimiento de las condiciones de seguridad y confidencialidad de la información.
• Informar a la autoridad de protección de datos las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información de los titulares, cuando corresponda.

Cuando un tercero actúe como encargado del tratamiento por cuenta de Alpha Logistics, deberá:

• Tratar los datos personales únicamente para las finalidades autorizadas por Alpha Logistics.
• Guardar confidencialidad respecto de los datos personales tratados, incluso después de finalizada su relación con la compañía.
• Implementar las medidas de seguridad necesarias para la información tratada.
• Informar oportunamente a Alpha Logistics cualquier incidente o violación de seguridad relacionado con los datos personales que administre.

8. Autorización del titular

En cumplimiento del artículo 9.º de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 6.º del Decreto 1377 de 2013, Alpha Logistics solicita la autorización previa, expresa e informada del titular antes de recolectar o tratar sus datos personales, a través de los medios que disponga para tal fin, como formatos físicos o electrónicos, cláusulas contractuales o mecanismos habilitados en su sitio web.

Tratándose de datos sensibles —tales como datos biométricos (por ejemplo, huellas dactilares), fotografías con fines de identificación, datos de salud u otros de que trata el artículo 6.º de la Ley 1581 de 2012—, Alpha Logistics informará expresamente al titular, antes de solicitarlos, que no está obligado a autorizar su tratamiento y que su entrega es facultativa, de conformidad con el artículo 6.º del Decreto 1377 de 2013. Igualmente, precisará cuáles de los datos solicitados tienen el carácter de sensibles y con qué finalidad específica serán tratados. Cuando se trate de datos de niños, niñas o adolescentes vinculados eventualmente como pasantes o practicantes, la autorización será otorgada por sus padres o representantes legales, garantizando el interés superior del menor y su derecho a ser escuchado.

La autorización podrá ser consultada por el titular en cualquier momento y podrá ser revocada, con las limitaciones legales o contractuales que apliquen.

9. Transferencia y transmisión de datos personales

En desarrollo de sus actividades, Alpha Logistics podrá compartir, transferir o transmitir datos personales a los siguientes destinatarios, únicamente en la medida necesaria para el cumplimiento de las finalidades señaladas en esta política:

• Proveedores de tecnología, almacenamiento en la nube, mensajería y servicios administrativos que actúen como encargados del tratamiento por cuenta de Alpha Logistics.
• Empresas transportadoras y demás terceros subcontratados que intervengan en la prestación del servicio logístico.
• Entidades bancarias o financieras, para efectos de pagos, facturación y recaudo.
• Autoridades judiciales, administrativas o de control, cuando así lo exija la ley o lo requieran en ejercicio de sus funciones.

Cuando alguno de estos destinatarios se encuentre fuera del territorio colombiano, la transferencia o transmisión internacional de datos se realizará de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, verificando que el país de destino garantice niveles adecuados de protección de datos personales o, en su defecto, contando con la autorización del titular o con alguna de las demás excepciones legales aplicables. En todo caso, Alpha Logistics exigirá contractualmente a los destinatarios de la información el cumplimiento de esta política y de la normativa vigente en materia de protección de datos personales.

10. Procedimiento para atención de consultas y reclamos

Este procedimiento se establece en desarrollo de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, que regulan el trámite de consultas y reclamos ante el responsable del tratamiento.

Consultas

El titular podrá solicitar información sobre sus datos personales y el tratamiento dado a los mismos, dirigiéndose por escrito a la dirección o al correo electrónico indicados en el numeral 3 de esta política. Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción; si no es posible atenderlas en ese plazo, se informará al titular el motivo de la demora y la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá exceder cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

El titular que considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que advierta un presunto incumplimiento de la normativa vigente, podrá presentar un reclamo por los mismos canales, indicando los hechos, sus datos de contacto y, si aplica, los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses sin respuesta del titular, se entenderá desistido el reclamo. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una anotación de "reclamo en trámite" hasta que sea resuelto, y se dará respuesta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales cuando no sea posible atenderlo dentro del término inicial, previa comunicación al titular.

11. Medidas de seguridad

En aplicación del principio de seguridad consagrado en el literal g) del artículo 4.º de la Ley 1581 de 2012, Alpha Logistics implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de los datos personales que trata, evitando su adulteración, pérdida, hurto, consulta, uso indebido o acceso no autorizado o fraudulento. Entre dichas medidas se encuentran:

• Integridad: controles que garantizan que la información se mantenga completa, exacta y libre de alteraciones no autorizadas durante todo su ciclo de tratamiento.
• Confidencialidad: control de acceso a la información según roles y necesidad de conocimiento del personal, y confidencialidad exigida a los empleados y a los terceros encargados que tengan acceso a datos personales, incluso después de finalizada su relación con la compañía.
• Disponibilidad: resguardo físico y digital de los archivos y bases de datos, con mecanismos que permitan su recuperación oportuna ante fallas, pérdida o daño, de forma que la información esté disponible cuando se requiera para las finalidades autorizadas.
• Prevención de pérdida o hurto: medidas de custodia física de los archivos y de protección tecnológica (como control de accesos y respaldo de la información) que reduzcan el riesgo de pérdida, hurto o extravío de los datos personales.
• Conservación de los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las obligaciones legales, contables o tributarias aplicables, procediendo a su supresión una vez cumplido dicho término, salvo deber legal o contractual de conservarlos.
• Atención oportuna de incidentes de seguridad de la información que puedan afectar los datos personales bajo su administración, incluida la adopción de las acciones correctivas a que haya lugar.

12. Uso de cookies

El sitio web de Alpha Logistics utiliza cookies y tecnologías similares con el fin de mejorar la experiencia de navegación del usuario, reconocer sus preferencias y facilitar el uso del sitio, permitiendo identificar, entre otros, el tipo de dispositivo, el navegador y las páginas visitadas.

El titular puede deshabilitar, restringir o eliminar el uso de cookies en cualquier momento desde la configuración de su navegador. Alpha Logistics informa que la desactivación de las cookies puede afectar la disponibilidad o el correcto funcionamiento de algunas secciones del sitio web.

13. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Alpha Logistics no tiene como actividad principal la recolección o el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. No obstante, en el marco de sus actividades (por ejemplo, la vinculación de pasantes o practicantes menores de edad), podrá eventualmente tratar datos personales de menores.

En tales casos, el tratamiento se realizará respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y contará con la autorización previa y expresa de sus padres o representantes legales, quienes, antes de otorgarla, ejercerán su derecho a ser escuchados, teniendo en cuenta su opinión, madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

14. Legislación aplicable

Esta política se rige, entre otras, por las siguientes normas, sin perjuicio de aquellas que las modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, en lo relativo a la protección de datos personales.

15. Vigencia

Esta política rige a partir de su aprobación por parte de la Gerencia de ALPHA LOGISTICS S.A.S. y se mantendrá vigente mientras la compañía continúe realizando tratamiento de datos personales, sin perjuicio de las actualizaciones que resulten necesarias por cambios normativos o en las actividades de la empresa. Las bases de datos administradas por Alpha Logistics conservarán su vigencia mientras cumplan con la finalidad para la cual fueron recolectadas y de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.